Sie ist und bleibt die ungeschlagene Königin der Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen: die E-Mail. Jeden Tag werden tausende elektronische Briefe hin- und her gesendet, ein Großteil davon über Microsoft Outlook, welches sich als Software zum Senden und Empfangen von E-Mails immer noch größter Beliebtheit erfreut. Doch wie schaut es aus, wenn E-Mails aus Sicherheitsgründen verschlüsselt werden sollen? Brauchen Teams dafür komplexe Ergänzungstools, oder gelingt die Verschlüsselung auch direkt aus Outlook heraus? Wir klären’s im Blog.
An E-Mails führt in Deutschland kein Weg vorbei: kein anderes Kommunikationsmittel wird in deutschen Unternehmen häufiger verwendet. Im Schnitt erhält jeder Deutsche 26 berufliche E-Mails pro Tag. Die Vorteile liegen auf der Hand: E-Mail-Kommunikation ist schnell, effizient und rückverfolgbar. Während diverse Instant-Messaging-Dienste nicht bei allen Ansprechpartnern gleichermaßen vorhanden sind, kann man sich darauf verlassen, dass selbst Unternehmen, die mit Digitalisierung sonst nicht viel am Hut haben, elektronische Post empfangen können. Kurzum: Die Popularität der E-Mail ist und bleibt ungebrochen.
Das Problem mit der Sicherheit
Problematisch wird es jedoch dann, wenn sensible Daten per Mail verschickt werden müssen. Anders als bei vielen Instant-Messengern, die standardmäßig auf die besonders sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, kurz E2EE, setzen, geben sich viele Nutzer beim Mailversand mit TLS (“Transport-Layer-Security”) zufrieden. Grundsätzlich ist dies erstmal nicht verkehrt – schließlich findet auch hier eine Verschlüsselung der Kommunikation statt. TLS bietet jedoch lediglich die Verschlüsselung zwischen jedem einzelnen Benutzer und dem jeweiligen Service Provider. Der Provider hat somit zumindest theoretisch Zugriff auf die entschlüsselten Daten, bevor er sie gegebenenfalls wieder verschlüsselt an den Empfänger weiter übermittelt. Allen, die gerne geschäftssensible oder sicherheitsrelevante Daten, Dokumente oder Dateien per Mail versenden, kann dies jedoch nicht ausreichen.
Doch wie lassen sich E-Mails Ende-zu-Ende-verschlüsseln? Und wie aufwendig ist das? Schließlich hat nicht jeder Mitarbeiter gleichermaßen das Know-How oder die Zeit, zum Versenden umständliche Verschlüsselungstools zu bedienen. Die gute Nachricht ist: dies ist auch gar nicht notwendig. Mit dem richtigen Plugin lassen sich E-Mails vollständig mit E2EE verschlüsseln, ohne dass Mitarbeiter die vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook verlassen müssen. Dies erhöht auch gleichzeitig die Akzeptanz im Unternehmen, da sich Teams nicht erst umständlich auf neue Prozesse einstellen müssen, sondern direkt aus ihrer gewohnten Umgebung heraus verschlüsselte Mails schicken können.
E-Mails verschlüsseln in Microsoft Outlook mit epiKshare
E-Mails direkt in Microsoft Outlook Ende-zu-Ende-verschlüsseln zu können, ist ein zentrales Feature der epiKshare Suite. Über unser hauseigenes Plugin können Sie Ihre Daten direkt aus Outlook heraus über ihre epiKcloud versenden. Die Handhabung ist besonders leicht und fügt sich nahtlos in bestehende Workflows ein. Zudem können Sie einmal versandte Anhänge auch jederzeit nachträglich bearbeiten, indem Sie Dateien entfernen oder hinzufügen. Das macht den Versand vieler nachträglicher E-Mails obsolet, falls Sie beispielsweise ein Dokument im Anhang vergessen haben. Darüber hinaus ist das Teilen von Daten mit epiKshare besonders sicher: Geteilte Anhänge sind ausschließlich für Personen einsehbar, die über die nötigen Anmeldedaten verfügen. Zusätzlich zum SSL-verschlüsselten Versand sind alle Ihre Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Außerdem können Sie bei Bedarf sämtliche Anhänge mit einer Gültigkeitsbeschränkung versehen und so den Zugriff zeitlich begrenzen.
Fordern Sie gleich Ihre kostenlose Testversion an oder finden Sie mehr Informationen zum Mailsharing mit epiKshare unter https://www.epikshare.com/epikware/epikshare-outlook-plugin/
